Thực hiện Công văn số 3600/SNN-VP ngày 20 tháng 10 năm 2020 của Sở Nông nghiệp và Phát triển nông thôn về việc triển khai Kế hoạch số 6901/KH-UBND ngày 17 tháng 10 năm 2020 của UBND thành phố Đà Nẵng về thực hiện Đề án “Lưu trữ tài liệu điện tử của các cơ quan nhà nước giai đoạn 2020-2025” trên địa bàn thành phố Đà Nẵng.  

Ngay từ đầu năm, Chi cục Thủy lợi đã xây dựng Kế hoạch Văn thư, lưu trữ với 24 nội dung, trong đó có chỉ tiêu 100% công chức viên chức lập hồ sơ công việc điện tử.

Sau khi Văn thư đi tập huấn ngày 14 tháng 4 năm 2021, Lãnh đạo Chi cục đã chỉ đạo phòng Hành chính- Tổng hợp hướng dẫn tập huấn cho công chức viên chức tiến hành lập hồ sơ công việc điện tử.

Theo đó, căn cứ Danh mục hồ sơ công việc dự kiến năm 2021 để mở thư mục, mảng công việc, lưu hồ sơ. Giao Văn thư thường xuyên kiểm tra, theo dõi, báo cáo việc lập hồ sơ điện tử.

Thông qua các buổi họp giao ban hàng tuần, Văn thư báo cáo tiến độ cũng như kết quả thực hiện công việc để lãnh đạo nắm bắt việc thực hiện lập hồ sơ công việc cũng như những khó khăn cần phải tháo gỡ để kịp thời chỉ đạo giải quyết.

Đến nay, các phòng đều mở thư mục, trên cơ sở danh mục hồ sơ dự kiến hàng năm và bảng thời hạn bảo quản tài liệu đã ban hành; 17/17 công chức viên chức đều đã lập hồ sơ công việc điện tử đúng quy định.

 Đến nay đơn vị có tổng cộng 385 văn bản đã ban hành, 100% văn bản được liên kết giữa văn bản đến và văn bản đi, 100% văn bản ban hành đều được ký bằng chứng thư số.

Với việc quán triệt và thực hiện nghiêm túc lập hồ sơ điện tử, việc tra cứu, tìm kiếm hồ sơ dễ dàng hơn lúc trước, có thể tìm nhanh trên máy tính hoặc diện thoại mà không cần đến cơ quan tìm, góp phần hoàn thành kế hoạch văn thư lưu trữ, kế hoạch cải cách hành chính của Chi cục năm 2021./.